Vacature: proactieve PA / VA

Anders Kan zoekt per direct een nieuwe PA/VA (parttime, mogelijk later meer uren) om Janne Schuijn persoonlijk en zakelijk (en het bedrijf administratief en klantgericht) te ondersteunen.

• Je vervult een proactieve functie als spil in het bedrijf waarbij je schakelt tussen de klant, de coaches en ons;
• Je behandelt zowel zakelijk als een deel persoonlijke mail van Janne Schuijn, naast de Anders Kan klantenservice;
• Je bent accuraat in het verwerken en administreren van documenten en gegevens;
• Je signaleert al snel waar het effectiever en beter kan en bedenkt nieuwe manieren voor meer structuur aan de voor- en  achterkant van het bedrijf
• Je legt je eigen processen vast en bent altijd bezig met het optimaliseren van onze systemen en processen;
• Je bent uiteraard ontzettend communicatief vaardig en vindt het een leuke uitdaging om allerlei soorten e-mails te behandelen. Niets is jou te veel of te gek.
  
  Het is de bedoeling dat je uiteindelijk Janne's rechter (en linker) -hand wordt en alle ins en outs kent. Je kan bij succes dan ook je taken en uren uitbreiden door in de breedste zin van het woord het bedrijf en haar eigenaar te ondersteunen. 

Waaronder bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend:

• Het op orde brengen, structureren en (re)organiseren van documenten, het kantoor, de laptop, systemen, kamers en kasten in huis, etc.;

• Het uitzoeken, kopen en vergelijken van aan te schaffen artikelen, reizen, producten en diensten;

• Het beheren van de zakelijke en persoonlijke agenda, vooruit plannen en vooruit denken wat er mogelijk nodig gaat zijn;

• Het in de gaten houden van verjaardagen, op tijd de relatiegeschenken regelen, proactief meedenken;

• Meedenken waar nodig, strategisch brainstormen indien mogelijk en gewenst, notuleren bij meetings en gesprekken en na ieder gesprek alles direct inplannen;

• Licht huishoudelijk werk indien nodig, boodschappen regelen;

• Contact onderhouden met het netwerk en actief netwerken voor nieuwe contacten en zakelijke mogelijkheden. Denk zowel zakelijk als persoonlijk: zoals met de uitgeverij, journalisten, andere bedrijven, nanny, zorginstanties, podcasts, voormalig klanten, management voor influencer-aanvragen, talks, etc.

“Ik hoorde je vanmorgen praten over X, dus als je ‘t fijn vindt zet ik morgen even in een docje de pro’s en cons klaar en een prijsvergelijking. Geef maar door welke je eventueel wil, dan bestel ik dat z.s.m. Ik zie dat je morgenmiddag een gaatje hebt in je agenda, ik zet vast in Asana en je agenda dat je dan even mijn documentje doorneemt en het aan mij terugkoppelt en zal je ook nog wel een reminder doen als ik niks van je hoor die middag.”

“Ik ben dol op podcast X/magazine X/televisieprogramma X en zie dat ze JOU (of een van de coaches) kunnen gebruiken. Heb een balletje bij ze opgegooid dat ze ons binnenkort echt moeten interviewen, want... (kneitersterke redenen)”

“Janne, ik kijk net door de agenda en over 7 weken begint lancering X. Ik denk dat we over 2 weken alvast moeten starten met (...), want anders komen we in tijdnood. Mij viel bij het vorige project op dat het beter werkt als we 5 weken van te voren beginnen. Zal ik het hele team direct even op de hoogte brengen en bij X achter een plan aangaan? Laat maar weten wanneer je dit uiterlijk nodig hebt.”

“Laat mij maar de coördinatie van de verhuizing doen. Ik houd wel in de gaten wie er kan helpen en wanneer ze kunnen, wanneer de interieurstylist jullie nodig heeft en hoe laat de klussers komen. Ik maak de planning en zorg dat de verhuizers precies op tijd komen zodat jullie zoon er zo min mogelijk ‘last’ van heeft. Uiteraard help ik ook mee inpakken - volgens mij komt dat donderdag het beste uit, he?” 

“Zal ik HelloFresh opnieuw bestellen? Da’s bijna op, toch? Wil je 4 of 5 keer vegetarisch eten deze week, en wil je een final check voordat ik de gerechten uitkies of doe je dat zelf? Als ik ergens deze week vast wat vooruit moet koken laat het me dan gerust weten, want je hebt een drukke week.”

"Volgens mij kan dit proces veel efficiënter. Ik zet een voorbeeld op papier."

En elke dag: 
"Hoi, *dit* zijn de lopende zaken waar ik mee bezig ben en *dit* is de status daarvan. Ik heb nog even X toegevoegd en indien je vandaag nog extra dingen hebt, pak ik dat op!"