Vacature: proactieve PA / VA

Jij zorgt ervoor dat onze e-mail, klantenservice en administratie op

rolletjes loopt & ondersteunt het bedrijf en haar founder!

Kom jij ons team versterken?

Anders Kan zoekt per direct een nieuwe PA/VA (parttime, mogelijk later meer uren) om Janne Schuijn persoonlijk en zakelijk (en het bedrijf administratief en klantgericht) te ondersteunen.

  • Je vervult een proactieve functie als spil in het bedrijf waarbij je schakelt tussen de klant, de coaches en ons;
  • Je behandelt zowel zakelijk als een deel persoonlijke mail van Janne Schuijn, naast de Anders Kan klantenservice;
  • Je bent accuraat in het verwerken en administreren van documenten en gegevens;
  • Je signaleert al snel waar het effectiever en beter kan en bedenkt nieuwe manieren voor meer structuur aan de voor- en  achterkant van het bedrijf
  • Je legt je eigen processen vast en bent altijd bezig met het optimaliseren van onze systemen en processen;
  • Je bent uiteraard ontzettend communicatief vaardig en vindt het een leuke uitdaging om allerlei soorten e-mails te behandelen. Niets is jou te veel of te gek.

    Het is de bedoeling dat je uiteindelijk Janne's rechter (en linker) -hand wordt en alle ins en outs kent. Je kan bij succes dan ook je taken en uren uitbreiden door in de breedste zin van het woord het bedrijf en haar eigenaar te ondersteunen. 

Waaronder bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend:

  • Het op orde brengen, structureren en (re)organiseren van documenten, het kantoor, de laptop, systemen, kamers en kasten in huis, etc.;

  • Het uitzoeken, kopen en vergelijken van aan te schaffen artikelen, reizen, producten en diensten;

  • Het beheren van de zakelijke en persoonlijke agenda, vooruit plannen en vooruit denken wat er mogelijk nodig gaat zijn;

  • Het in de gaten houden van verjaardagen, op tijd de relatiegeschenken regelen, proactief meedenken;

  • Meedenken waar nodig, strategisch brainstormen indien mogelijk en gewenst, notuleren bij meetings en gesprekken en na ieder gesprek alles direct inplannen;

  • Licht huishoudelijk werk indien nodig, boodschappen regelen;

  • Contact onderhouden met het netwerk en actief netwerken voor nieuwe contacten en zakelijke mogelijkheden. Denk zowel zakelijk als persoonlijk: zoals met de uitgeverij, journalisten, andere bedrijven, nanny, zorginstanties, podcasts, voormalig klanten, management voor influencer-aanvragen, talks, etc.


Wij vragen maar geven ook veel flexibilileit

Je zal veel van het werk online kunnen doen en daardoor regelmatig thuiswerken, maar bent ook regelmatig op kantoor en altijd bereid naar ons te komen wanneer nodig of gewenst. Je woont dan ook in (of in omgeving) Zwolle. Sommige weken is het rustig, heb je veel vrije tijd en zien je werkuren er steeds hetzelfde uit. Sommige weken zullen compleet anders en druk zijn en veel meer uren vergen. Je hoeft bij ons geen 9 tot 5 mentaliteit aan te houden, maar wel veel flexibiliteit en benaderbaarheid.

Kort gezegd maakt het ons niet uit wanneer, hoe lang en hoe laat je werkt of juist iets voor jezelf doet, zolang 'the job gets done'. Meestal doordeweeks en overdag, maar als het nodig is ook 's avonds of in het weekend. Je krijgt daarin dus autonomie en verwachten jouw eigen inzicht en ownership daarin.

ABSOLUTE MUSTS:

Jouw kernkwaliteiten zijn extreme ordelijkheid en structuur/overzicht behouden. Maar ook servicegerichtheid, door- en aanpakken, probleemoplossend, niet lullen maar poetsen en overal bovenop zitten. Niks ontgaat jou, alles gaat via jou en je wilt overal het fijne van weten. Je gaat heeerlijk op het wegwerken van de eindeloze losse-eindjes-lijsten en zucht niet als de lijst langer wordt terwijl je ‘m bijna af had :-)


Je bent echt een regelaar in hart en nieren, pakt snel ff de telefoon om dingen in orde te maken, rijdt gerust even heen en weer ergens naartoe én bent verzorgend. Je neemt graag dingen uit handen, ontzorgt en zorgt ervoor dat alle 'hoofdvullende' losse eindjes van Janne/het bedrijf in jouw hoofd en op jouw lijstje staan, zodat iedereen zich kan bezighouden met waar diens kracht ligt.


Je schrijft goed Nederlands, bent een kei in het zien van uitdagingen (i.p.v. problemen), je bent zakelijk concreet en duidelijk, maar bezit ook een groot empatisch vermogen. Voor de klantenservice hebben we echt iemand nodig die meedenkt, attent is, open staat voor de klanten (en ook de potentiële en voormalig klanten!). We willen dat iedereen zich echt gehoord en gezien voelt. Uiteraard bewaak je ook integer de grenzen/kaders van Anders Kan en draag jij onze kernwaarden uit: transparant, nuchter, brutaal eerlijk (ook naar jezelf en ons).


Je werkt in blokken (de mail wordt bijvoorbeeld op vaste tijden beantwoord en er wordt in de administratie niets gemist of overgeslagen) en bent productief. Je laat je niet snel afleiden of ontmoedigen (maar ook jij bent maar een mens, we know! ;-) ) en bent zelf ook gek op persoonlijke ontwikkeling om te blijven groeien op o.a. deze vlakken. Je houdt van verbeteren, optimaliseren, uitvoeren.


Bij voorkeur heb je ervaring met of kennis van Asana, Moneybird, Zoom, Mollie en the Huddle. (Heb je dit niet maar ben je een snelle leerling en dol op nieuwe dingen z.s.m. onder de knie krijgen, reageer dan ook gerust.)

Niet onderhandelbare voorwaarden:

→ Je bent en handelt inclusief, anti-racistisch en ziet (alle) mensen als gelijkwaardig.

Je blijft openstaan voor leren en verbetering op deze vlakken.

→ Je bent nuchter en hebt meer met evidence based dan met zweverigheid.

Je bent belachelijk proactief en zegt uit jezelf dingen als:

“Ik hoorde je vanmorgen praten over X, dus als je ‘t fijn vindt zet ik morgen even in een docje de pro’s en cons klaar en een prijsvergelijking. Geef maar door welke je eventueel wil, dan bestel ik dat z.s.m. Ik zie dat je morgenmiddag een gaatje hebt in je agenda, ik zet vast in Asana en je agenda dat je dan even mijn documentje doorneemt en het aan mij terugkoppelt en zal je ook nog wel een reminder doen als ik niks van je hoor die middag.”


“Ik ben dol op podcast X/magazine X/televisieprogramma X en zie dat ze JOU (of een van de coaches) kunnen gebruiken. Heb een balletje bij ze opgegooid dat ze ons binnenkort echt moeten interviewen, want... (kneitersterke redenen)”


“Janne, ik kijk net door de agenda en over 7 weken begint lancering X. Ik denk dat we over 2 weken alvast moeten starten met (...), want anders komen we in tijdnood. Mij viel bij het vorige project op dat het beter werkt als we 5 weken van te voren beginnen. Zal ik het hele team direct even op de hoogte brengen en bij X achter een plan aangaan? Laat maar weten wanneer je dit uiterlijk nodig hebt.”


“Laat mij maar de coördinatie van de verhuizing doen. Ik houd wel in de gaten wie er kan helpen en wanneer ze kunnen, wanneer de interieurstylist jullie nodig heeft en hoe laat de klussers komen. Ik maak de planning en zorg dat de verhuizers precies op tijd komen zodat jullie zoon er zo min mogelijk ‘last’ van heeft. Uiteraard help ik ook mee inpakken - volgens mij komt dat donderdag het beste uit, he?” 


“Zal ik HelloFresh opnieuw bestellen? Da’s bijna op, toch? Wil je 4 of 5 keer vegetarisch eten deze week, en wil je een final check voordat ik de gerechten uitkies of doe je dat zelf? Als ik ergens deze week vast wat vooruit moet koken laat het me dan gerust weten, want je hebt een drukke week.”


"Volgens mij kan dit proces veel efficiënter. Ik zet een voorbeeld op papier."


En elke dag: 
"Hoi, *dit* zijn de lopende zaken waar ik mee bezig ben en *dit* is de status daarvan. Ik heb nog even X toegevoegd en indien je vandaag nog extra dingen hebt, pak ik dat op!"

Dit is wat je van ons kunt verwachten, en meer:


Een heerlijk team! Ons team in het kort:

  • Zwarte koffie (pre)
  • Autonoom, flexibel, ownership en betrokken
  • Brutaal eerlijk naar zichzelf en naar ons, extreem transparant
  • Werken aan hun eigen (persoonlijke) ontwikkeling
  • Sarcastische humor
  • Op 1 lijn met de visie, missie en kernwaarden en denken mee
  • INCLUSIEF & feministisch
  • Ze staan achter mij en ons, maar ook achter de klant.

- Je wilt het liefst vast in dienst komen, maar op freelance basis is om mee te beginnen ook bespreekbaar. Alles in goed overleg.


- Je kunt op kantoor komen werken wanneer je wilt. Daar is altijd een lunch op kosten van de zaak mogelijk.

- Je krijgt gratis toegang tot alle programma's en cursussen van Anders Kan, waaronder Mindshift en Guide your Mind.


Klinkt dit als iemand die jij kent? Stuur deze pagina door.

Klinkt dit als iemand die je BENT? Stuur dan vandaag nog een korte mail naar krista@anderskan.nl met daarin in ieder geval:

  • Waarom spreekt dit je aan? Wat is je affiniteit met waar wij voor staan?

  • Je ervaring op gebied van klantenservice, administratie en PA-taken

En een enorme pré:

  • Een video van max. 3 minuten waarin je jezelf voorstelt en een stukje vertelt. (simpelweg met je telefoon opgenomen zonder moeilijk te doen)

...zodat we met je in gesprek kunnen komen over wat jij ons en wij jou te bieden hebben. We kijken er naar uit! Zet in het onderwerp van de mail iets van "PA/VA".

arrow_drop_up arrow_drop_down